Retour plan du cours Modélisation Entité-Association

39°2 le matin

Monsieur l'administrateur se trouvait assis derrière son bureau, un observateur extérieur aurait pu penser qu'il rêvait. En fait il pensait à la rédaction d'une étude qu'il devait envoyer la semaine prochaine aux "moyens et coordinations de l'informatique administrative" qui supervisait l'ensemble des projets informatiques.

L'administration de ce lycée avec ses deux mille élèves, ses cinq cents enseignants n'allait pas toujours toute seule, car les moyens en personnel étaient limités à quatre secrétaires. La seule échappatoire semblait être l'informatisation d'un certain nombre de tâches répétitives.

Le point le plus chaud de l'année était la rentrée et sa préparation. Une fois l'horaire établi, tâche qui consistait à satisfaire les contraintes d'horaires des enseignants et celles des cours du plan d'étude de chaque degré, il fallait établir deux types de documents :

• le plan des cours par classe, un pour chaque classe;

• l'horaire de l'enseignant.

Il se pencha pour examiner les documents, ils étaient identiques dans leur présentation, sous forme de grille horaire :

• Les jours étaient (LU, MA, ME, VE, SA).
• Les tranches horaires

1 : 08h.00 - 08h.45	2 : 08h.50 - 09h.35
3 : 10h.00 - 10h.45	4 : 10h.50 - 11h.35
5 : 14h.00 - 14h.45	6 : 14h.50 - 15h.35
7 : 15h.50 - 16h.35	8 : 16h.50 - 17h.35

• Le nom des enseignants figurait sur certains documents.
• La classe était notée par un chiffre désignant le degré et un chiffre (ex. 3éme4). Les classes avaient en moyenne 20 élèves.

• Les disciplines (souvent abrégées) : droit, comptabilité, français, anglais, dactylographie.

Si ce système informatique pouvait répondre à différents types d'interrogations, il y avait une activité qu'il fallait qu'il assume, celle dont s'occupait Mme Xeres; il s'agissait du service des remplacements. En effet, chaque jour il fallait veiller à ce que tous les cours soient donnés même en cas de maladie d'un professeur. Et ce n'était qu'en dernier recours que l'on donnait congé aux élèves.

Cette activité l'inquiétait un peu, car d'une part Madame Xeres allait partir à la retraite et que d'autre part elle exigeait que la personne qui s'en occupe arrive avant tout le monde à 7 heures pour prendre les messages (sur le répondeur téléphonique) des enseignants qui étaient tombés malades depuis la veille. Et parmi les autres secrétaires de l'école aucune n'avait montré d'intérêt pour cette tâche qui n'était pas très complexe, mais qui demandait de l'organisation. Une fois il en avait parlé avec Mme Xeres qui lui avait déclaré : "Voilà comment je procède :

• Le matin j'arrive, j'écoute toute la bande du répondeur et je note au fur et à mesure le nom des enseignants qui seront absents et la durée supposée de leur absence, si elle est connue.

• Ensuite je vais chercher la fiche de chaque enseignant et je repère lesquels ont des heures d'enseignement cette journée. Bien entendu, il faut se préoccuper des heures de la matinée en premier lieu.

• Après je vais consulter le fichier des remplaçants. Il y en a 200 environ, mais la difficulté est de trouver ceux qui sont disponibles pour la tranche horaire considérée car chacun suit des cours à l'Université et ils ne sont pas toujours disponibles. De plus il faut qu'ils soient capables d'enseigner la matière. Heureusement que j'ai une bonne mémoire car ce fichier n'est pas pratique; il est classé par ordre alphabétique et ne se prête pas à ce type de recherche (voir fiche en annexe).

• Ensuite, je téléphone au remplaçant pour vérifier s'il lui est possible de donner ce cours et je lui indique l'heure des cours qu'il doit remplacer, le degré de la classe et la discipline. Je lui donne aussi le nom du professeur et son numéro de téléphone pour qu'il puisse prendre des renseignements sur le programme à suivre.

• Souvent je dois téléphoner à plusieurs remplaçants car ils ne sont pas chez eux ou ils effectuent déjà des remplacements pour d'autres écoles.

• Plus tard dans la journée, je recherche des remplaçants satisfaisant les mêmes critères mais sur une plus longue durée si l'absence de l'enseignant doit se prolonger."

Oui, une "bonne mémoire" se dit l'administrateur en examinant une fiche type d'horaire de classe. Le nombre de professeurs absents était relativement faible : de 3%, mais en hiver ce chiffre pouvait monter jusqu'à 8%. En résumé, ce qu'il lui fallait, c'était un système permettant de se substituer à ce bac de cartes de remplaçants qui était très difficile à utiliser.

Figure 1 : fiche horaire de la classe de 3ème4

 

Figure 2 : fiche horaire de professeur Hugo V.

 

Figure 3 : fiche du remplaçant

© J Guyot. Reproduction interdite sans accord de l'auteur