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BuroServ est une petite société qui offre divers services aux entreprises et particuliers en matière de frappe, de traduction, d'édition et d'impression de documents de toute nature. A cet effet, elle dispose de machines diverses de type micro-ordinateurs, photocopieuses, relieuses et imprimantes. Elle fonctionne avec des personnes qui travaillent dans ses locaux ou à l'extérieur, à temps plein, partiel ou à la demande. Ses clients sont majoritairement des entreprises, mais il peut aussi s'agir de particuliers, comme dans le cas de la frappe et impression de thèses pour des étudiants.

Compte tenu de la vive concurrence qui sévit dans ce secteur d'activités, BuroServ s'efforce d'offrir un service de qualité et rapide tout en maintenant des charges fixes et des frais de structure aussi bas que possible. C'est la raison pour laquelle elle fait majoritairement appel à des personnes susceptibles de travailler à la demande, et dont l'activité se fait majoritairement à domicile. Les relations de travail se passent à travers un système de messagerie électronique évolué. Une personne à domicile peut ainsi, via son modem, contacter BuroServ pour consulter les propositions de travaux, y répondre en s'engageant sur le délai de remise du travail, ainsi que récupérer ou transmettre des fichiers.

La direction de BuroServ s'efforce de gérer au mieux les activités qu'elle mène, et se trouve dans le processus de mettre sur pied une base de données lui permettant, dans un premier temps, d'avoir un contrôle sur les différents travaux soumis par ses clients et effectués par les personnes qui travaillent pour elle. Cette base de données doit tenir compte de certaines particularités que la direction souhaite prendre en compte pour sa gestion quotidienne.

Les travaux qui lui sont soumis sont de natures différentes, suivant qu'ils concernent un simple travail de frappe à partir d'un document manuel, ou une mise en forme de qualité d'un fichier de traitement de texte sommaire, ou une traduction d'un document, manuel ou dactylographié, ou une impression de qualité (sur les imprimantes de BuroServ), ou encore une reproduction en un certain nombre d'exemplaires. Parfois, et même souvent, plusieurs de ces opérations de base se conjuguent pour un même travail (par exemple, frappe et reproduction en 5 exemplaires, ou traduction et frappe sur traitement de texte, etc...).

Symétriquement, les diverses personnes qui effectuent du travail pour BuroServ sont spécialistes d'un ou plusieurs de ces domaines. C'est dire qu'un travail soumis par un client peut être confié à une seule personne apte à effectuer les diverses opérations, ou au contraire par plusieurs d'entre elles selon leurs capacités à effectuer les diverses opérations requises. De plus, une même opération peut dans certains cas (par exemple frappe urgente d'un document très volumineux) être confiée à plusieurs employés qui en accomplissent chacun un certain pourcentage ; dans la majorité des cas, un employé exécute complètement l'opération et le pourcentage est donc de 100%.

En ce qui concerne l'affectation et le suivi des travaux confiés aux personnes employées par BuroServ, c'est le système de messagerie qui permet une telle répartition. C'est ainsi que, si une personne s'est engagée à prendre à son compte une ou plusieurs opérations d'un travail soumis par un client, elle doit indiquer le temps qu'elle consacrera à chaque opération ainsi que le délai de remise du résultat. C'est ce qui apparait sur l'exemple de "fiche de suivi de travaux" actuellement utilisée de manière manuelle (et que l'on veut justement informatiser).

© JC Courbon. Reproduction interdite sans accord de l'auteur