La rentrée sera chaude

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La rentrée sera chaude

Le collège Bakounine accueille sur les rives du Léman les enfants de familles aisées de Suisse et d'Europe ainsi que ceux de cadres d'Organismes Internationaux et d'Ambassades. Ils y suivent des études primaires et secondaires jusqu'au Baccalauréat International ou la Maturité.

Madame Germain y est responsable de la bibliothèque, et en début d'année scolaire elle est chargée de la vente des livres de classe aux élèves. Elle passe ainsi à la rentrée deux jours complets à distribuer les livres. Jusqu'à présent, elle se préparait à ces deux rudes journées en constituant pour chaque classe une immense grille : chaque ligne correspondait à un élève et chaque colonne à un livre. Au moment où elle distribuait les livres pour une classe, elle mettait pour chaque élève une croix dans la case correspondant à chaque livre vendu à l'élève. Bien évidemment, le nombre de livres achetés par un élève était variable car, par exemple, ils ne faisaient pas les mêmes langues dans une classe donnée, ou bien ils avaient déjà un livre car leur frère ou soeur ainé l'avait déjà acheté une année précédente.

Par la suite, il lui fallait établir pour la comptabilité une liste de tous les élèves avec la somme totale des livres achetés par chaque élève en vue de la facturation. Elle avait tout son temps pour le faire avant l'envoi en Novembre aux parents de la facture globale, mais c'était un travail très lourd. En effet, elle reprenait alors ses grilles et additionnait les prix de chaque livre vendu à un élève. A raison de 15 livres en moyenne par élève, et ceci pour 500 élèves environ, c'était un travail particulièrement fastidieux et elle n'était pas à l'abri d'une erreur de temps en temps. Par ailleurs, elle devait conserver ses grilles car il arrivait qu'un élève demande un justificatif détaillé des livres achetés. C'était le cas des enfants dont les parents travaillaient dans une Organisation Internationale ou une Ambassade et dont l'employeur remboursait les frais de scolarité sur la base de justificatifs. C'étaient donc plusieurs dizaines de telles attestations par an qu'elle devait taper, un peu n'importe quand durant l'année en fonction des demandes.

Madame Germain avait bien vu que le recours à l'informatique devait pouvoir lui faciliter ce travail. Et comme son neveu venait d'acquérir des connaissances toutes neuves en informatique durant sa première année à l'Université, elle lui en avait parlé. Il s'était fait fort de lui mettre sur pied quelque chose qu'elle pourrait utiliser pour la prochaine rentrée sur le micro-ordinateur qui était à disposition dans la salle des Professeurs.

On était à une semaine de la rentrée, et Madame Germain était atterrée... Son neveu venait de lui montrer ce qu'il avait fait ! Il y avait tout d'abord un fichier des élèves qui lui avait semblé correct. Il répertoriait le nom et le prénom de l'élève, son numéro d'identification et sa classe. Cela commençait à poser des problèmes avec les livres. En effet, il lui proposait un fichier de tous les livres vendus qui avait la structure suivante :

Le numéro d'identification du livre comportait 4 chiffres : les deux premiers correspondaient à la classe, et les deux derniers au numéro d'ordre dans la liste des livres exigés pour la classe. Madame Germain eu tôt fait de mettre le doigt sur un grave problème. Par exemple, le Gaffiot, dictionnaire de latin était sur la liste des livres demandés dans plusieurs classes et apparaissait donc avec plusieurs numéros différents bien qu'il s'agisse du même livre. Il en allait de même pour le Bescherelle (conjugaison) ou pour des livres de langues qui apparaissaient dans une classe en 1ère langue et dans une autre en 2ème langue. On était mal parti pour gérer le stock et passer les commandes des quelque 300 livres différents si un même livre apparaissait avec plusieurs numéros d'identification.

Pour la question de pointage des livres vendus à un élève, il lui montra ce qu'il avait prévu. Il avait constitué pour chaque classe un tableau type qui comportait les informations sur les livres de la classe (recopiées du fichier des livres, avec numéro du livre, auteur, titre et prix), et avec une dernière colonne intitulée 'QUANTITE' dans laquelle il suffisait d'inscrire 1 en face de chaque livre acheté. Il avait mis en bas une formule qui calculait automatiquement le coût total des livres vendus. Il suffisait ensuite de nommer ce tableau avec le nom de l'élève et de le sauvegarder sur disque. On pourrait ensuite le récupérer pour faire la liste des factures et imprimer à la demande les justificatifs. Madame Germain se doutait qu'elle risquait d'avoir des problèmes d'identification des tableaux sauvegardés dans le cas de frères et soeurs, mais elle demanda plutôt si elle aurait la place pour stocker tous les tableaux. Son neveu termina alors sa démonstration en sauvegardant le tableau. Il regarda la place sur disque : 12 KOctets. Une rapide multiplication par 500 lui donna le vertige : 6 millions de caractères, cela faisait beaucoup...

Ils tombèrent d'accord pour conclure que l'affaire n'était pas mûre... Il restait une semaine à Madame Germain pour faire ses grilles manuelles comme les années précédentes, et une année à son neveu pour en apprendre un peu plus sur la manière d'analyser un problème comme celui-là...