Sahara Découvertes

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Sahara Découvertes

La brochure était belle... Papier glacé, photos en quadrichromie montrant des dunes au coucher du soleil, ou des chameaux, quelques touaregs ou bien des Toyota en difficulté, des descriptions alléchantes des diverses expéditions proposées, tout y était. Le responsable de l'agence Sahara Découvertes était content du résultat : voilà qui allait bien l'aider à donner une autre dimension à la petite agence, créée cinq ans auparavant quand, amoureux du Sahara, il s'était lancé dans l'organisation d'expéditions dans le désert pour touristes en mal d'exotisme et non rebutés par l'inconfort de semblables vacances.

Des trois expéditions qu'il avait montées la première année, il en était arrivé à plus d'une cinquantaine l'année dernière. Il s'agissait probablement d'un nombre maximum envisageable car il ne voulait pas que son agence grossisse inconsidérément. Mais il convenait désormais de mettre un peu d'ordre dans la boutique et pour cela d'avoir recours intelligemment à l'ordinateur dont l'agence était dotée mais qui jusqu'à présent ne lui avait guère servi qu'au traitement de texte et à l'échange de courrier avec la clientèle et les correspondants sur place à Tamanrasset et à Djanet.

Il avait une vague idée de ce qu'il voulait pour mieux gérer son agence, mais grosso-modo, il s'agissait d'organiser rationnellement l'information sur les divers voyages proposés dans la brochure, les clients qui s'y inscrivaient ainsi que les accompagnateurs qui avaient la responsabilité d'un groupe de clients pendant un voyage.

Dans l'agence, on parlait de circuits et de voyages. Un circuit, comme sur la brochure, correspondait à une description d'un programme particulier proposé, avec un nombre de participants maximum et Sahara Découvertes en proposait une dizaine de différents, un peu pour tous les goûts. Et un circuit donné, qui représentait une certaine durée, pouvait être proposé à différentes dates dans la saison (de Novembre à Avril) correspondant chacune à un voyage. Les prix des voyages proposés dépendaient des dates, mais en général, il y avait un prix standard, et un prix un peu plus élevé au moment des vacances de Noël et de Pâques. Les clients quant à eux s'inscrivaient pour un voyage correspondant à un circuit à une certaine date. En fait, ils pouvaient être inscrits sous divers statuts. Tant qu'il n'avaient rien payé, il s'agissait d'une option sans plus. L'inscription devenait ferme après paiement, au plus tard un mois avant le départ, de 30% du prix du voyage. Le montant total était dû quinze jours avant le départ. Il y avait des cas difficiles quand il y avait trop peu de gens inscrits à un voyage. L'agence essayait alors de regrouper les clients sur une autre date du même circuit, ou bien sur un autre circuit à une date voisine. Ceci n'était pas toujours possible, et il arrivait que l'on perde des clients (et on leur remboursait leur dépôt) mais on ne pouvait pas faire un voyage pour 3 ou 4 personnes seulement sans perdre beaucoup d'argent.

L'agence s'était fait une bonne clientèle de personnes qui d'une année sur l'autre repartaient avec Sahara Découvertes pour faire un circuit différent, ou nouvellement organisé, et donc elle se devait de garder un fichier de tous les anciens clients ne serait-ce que pour les tenir au courant des nouveaux programmes. Et il y avait aussi les clients potentiels qui s'étaient intéressés aux expéditions proposées même s'ils n'y avaient pas donné suite. A ce jour, on devait bien avoir près de 1500 fiches de clients, et il fallait compter plusieurs centaines de plus chaque année. Le problème avec ces fiches manuelles était leur maniement pénible. Si un client était inscrit dans un voyage, on le mettait dans la boite à fiches des voyages à l'endroit du voyage en question. C'était pratique pour voir d'un coup d'oeil tous les clients inscrits dans un voyage. Mais si l'on voulait à un autre moment consulter la fiche d'un client par son nom, on ne savait plus où le trouver dans le fichier des voyages sauf si on se rappelait le voyage qu'il avait retenu.

Une dernière chose qui posait aussi problème concernait les accompagnateurs. Il s'agissait de personnes connaissant bien le Sahara et ayant été formées par l'agence. Chaque accompagnateur avait ou pas certaines aptitudes requises ou non par un circuit. A titre d'exemple, chaque accompagnateur ne pouvait pas assurer la "Méharée Timimoun et Grand Erg Occidental", qui demandait la maîtrise d'une expédition avec des chameaux. De même, Jean-Paul Adam, un collaborateur des premières heures de l'agence et qui était bon alpiniste pouvait assurer le circuit "Hoggar et Tafedest" qui proposait une ascension (facultative) de la fameuse Garet El Djenoun. Ainsi, chaque circuit demandait une ou plusieurs qualifications que possédaient ou non les accompagnateurs. Parmi celles-ci, et outre les qualifications 'méharée' et 'alpinisme' déjà vues, on avait aussi entre autres 'Toyota' et 'trekking'. Sur la base de cette information, on procédait alors à l'affectation des accompagnateurs aux divers voyages, et quand cela était nécessaire (maladie par exemple), on essayait de voir comment opérer l'affectation d'un nouvel accompagnateur susceptible d'assurer le voyage.